Chi è alla guida di una PMI sa che monitorare i KPI per le operations è un’attività fondamentale per condurre l’impresa verso il successo. Rilevando sistematicamente i dati è possibile avere un resoconto chiaro e preciso di quanto fatto nel tempo, tracciare i progressi e individuare eventuali criticità, per intervenire tempestivamente ed efficientare i processi.
Tuttavia, il gran numero di parametri monitorabili in azienda può confondere e rendere difficile trovare i KPI (Key Performance Indicator) più rilevanti per supportare la progettualità d’impresa in un determinato momento. Quindi, se è vero che tutti gli indicatori chiave di prestazione possono essere importanti, è cruciale individuare quei valori che esprimano l’efficacia delle azioni intraprese in relazione agli obiettivi prefissati.
Certo, è un lavoro che richiede competenze specifiche e un certo dispendio di tempo e risorse. Inoltre, lasciarsi sommergere da montagne di dati rischia di rendere i processi ancora più complessi, con il rischio di raccogliere informazioni secondarie o addirittura superflue.
I Key Performance Indicators sono dunque parametri utilizzati per misurare e valutare l’efficacia di determinate attività o dei processi produttivi. Ecco perché devono essere gestiti con una strategia che preveda la selezione dei parametri, la gestione delle fonti e l’interpretazione consapevole dei dati.
Un Fractional Manager qualificato, esperto di analisi e strategie, può inserirsi in un team manageriale per aiutare a individuare i KPI che possono fare la differenza. Ma entriamo nel dettaglio della questione e approfondiamo insieme.
Cosa sono i KPI aziendali
I KPI aziendali sono indicatori chiave di performance utilizzati per misurare e valutare l’efficacia di una specifica attività o processo. Dunque, esprimono un valore misurabile attraverso il quale un’azienda può dimostrare l’impatto delle proprie strategie rispetto agli obiettivi da raggiungere.
Allo stesso tempo, il monitoraggio regolare dei KPI aziendali consente di individuare con rapidità eventuali criticità e di affrontarle prima che diventino dei problemi concreti. Le PMI di successo basano la valutazione del loro operato proprio su questo tipo di analisi.
I KPI aziendali sono numerosi e interessano diverse aree di competenza all’interno della società, come vendite, marketing, finanza, produzione, logistica, ecc. Particolare attenzione meritano i KPI per le operations, poiché si concentrano sulle operazioni quotidiane e sul reparto produttivo. Infatti, essendo quest’ultimo il comparto aziendale che costituisce l’anima del business, soprattutto nell’industria manifatturiera, è vitale che sia efficiente ai massimi livelli.
Le performance del reparto produttivo possono essere ottimizzate e perfezionate, appunto, grazie alle rilevazioni dei dati. Ovviamente per ottenere dei report attendibili è necessario partire da obiettivi concreti e proseguire con una raccolta dati a cadenza regolare, affinché sia possibile tracciare una curva statistica dell’andamento delle operatività.
Solo sapendo da dove si parte e dove si vuole arrivare è possibile misurare se e quanto le proprie strategie di business funzionino. Già, ma quali sono i più importanti KPI per le operations?
KPI operations: controllo e adattabilità
Quando parliamo di KPI per le operations, ci riferiamo specificamente agli indicatori chiave di performance che misurano l’efficienza, l’efficacia e la qualità delle operazioni quotidiane di un’azienda. Queste operazioni possono coinvolgere la produzione, la logistica, la catena di approvvigionamento, la manutenzione e altri processi in genere.
Per sapere quali sono i KPI operativi che un’azienda dovrebbe monitorare, si parte da un’analisi delle esigenze specifiche dell’azienda stessa. Infatti, la raccolta dei dati è suscettibile ai diversi modelli di business, ai target di clientela e ai processi produttivi su cui si fonda l’operatività aziendale.
In base alla propria visione, missione e strategia a lungo termine, ogni società stabilisce i propri obiettivi e i KPI intervengono a supportare le strategie messe in atto per guidare l’azienda verso il conseguimento dei propri traguardi.
Saper scegliere i KPI necessari è fondamentale per le PMI, tenendo in considerazione che selezionare quali dati monitorare è sì impegnativo, ma non vincolante. Il segreto di un efficace lavoro con i KPI per le operations è la flessibilità: così come nel tempo cambiano obiettivi ed esigenze dell’impresa, allo stesso modo bisogna essere coerenti con le analisi dei dati e assicurarsi che siano sempre basate su KPI attuali e rilevanti.
Quanti e quali KPI per le operations è necessario monitorare?
Quando si inizia a pianificare un monitoraggio dei KPI all’interno della propria azienda, non ci si deve far trasportare dall’entusiasmo, aggiungendo analisi più o meno complesse per ottenere quanti più dati possibili. È sempre meglio fare prima un prospetto ragionato delle reali esigenze dell’impresa per capire quali aspetti siano funzionali e vadano tenuti sotto controllo.
In fondo lo scopo non è collezionare dati, ma ottenere dei risultati aziendali concreti. Perciò, fare una selezione ristretta è fondamentale per partire con un volume gestibile di informazioni. 5 o 7 KPI sono un numero accettabile e facile da tenere sotto controllo, per avviare un sistema di raccolta dati efficiente.
Questi sono alcuni dei KPI di spicco che ogni impresa dovrebbe prendere in considerazione:
- Efficienza produttiva – misura la capacità di un’organizzazione di produrre beni o servizi rispetto alle risorse utilizzate.
- Tempo di ciclo (Tc) – è il tempo necessario per completare un processo operativo dall’inizio alla sua conclusione.
- Takt Time – misura del tempo disponibile per produrre un prodotto in base alla domanda del cliente. In altre parole, è il ritmo al quale un prodotto deve essere completato per soddisfare la domanda del cliente.
- Tasso di reso – è la percentuale di prodotti restituiti rispetto al totale venduto.
- Indice di difettosità – esprime la percentuale di prodotti difettosi prodotti in un determinato arco di tempo.
- Livelli di inventario – quantità di prodotti o materiali giacenti in magazzino.
- Costi operativi – sono tutti i costi associati alle operazioni quotidiane, escludendo costi come marketing o ricerca e sviluppo. Ad esempio, costi del personale e delle materie prime, costi di manutenzione e riparazione, costi energetici, costi di ammortamento, ecc.
- Overall Equipment Effectiveness (OEE) – è una metrica standard usata per valutare quanto efficacemente un impianto di produzione utilizza le sue risorse, in particolare gli equipaggiamenti, rispetto al suo potenziale massimo. È una misura chiave nel campo della Lean Manufacturing. Calcolata moltiplicando i valori relativi a disponibilità, performance e qualità, viene utilizzata per identificare le aree di miglioramento.
Questa è una ristretta e semplificata selezione dei KPI per le operations a disposizione delle imprese. Sarebbe troppo prolisso, e probabilmente noioso, elencare e sviscerare tutti gli aspetti produttivi che possono essere misurati. Perciò, ti invito a contattarmi per approfondire questo argomento e iniziare a tracciare con efficacia le operations aziendali.
E dopo aver individuato i KPI da tracciare?
In un sistema efficiente di gestione dei dati, una volta individuati i KPI da tracciare, è possibile seguire le seguenti fasi:
- stabilire gli obiettivi specifici da raggiungere;
- indicare per ogni KPI una misura di riferimento, o “baseline”, che rappresenti il valore iniziale;
- identificare le fonti di dati necessarie e implementare meccanismi per raccogliere i dati tracciabili in modo accurato e tempestivo;
- utilizzare strumenti e tecniche di analisi per esaminare i dati e trarne informazioni utili;
- confrontare i dati con la misura di riferimento, per identificare tendenze, anomalie e aree di miglioramento;
- definire una frequenza regolare per la rilevazione (in genere, a cadenza mensile), affinché sia possibile apportare miglioramenti continui basati sui risultati dell’analisi dei dati.
Seguendo queste fasi, implementandole e personalizzandole, le aziende possono garantire una gestione efficiente dei dati e un monitoraggio efficace dei KPI. Dunque, non basta scegliere dei parametri da misurare, ma è necessario dedicarsi assiduamente alla raccolta dei dati, alla comparazione dei risultati e all’analisi dei numeri nel corso del tempo.
Perché i KPI operations sono particolarmente importanti?
L’importanza dei KPI (Key Performance Indicators) per le operations è fondamentale per molteplici ragioni. Questi indicatori non solo forniscono una visione chiara delle prestazioni operative, ma sono anche essenziali per guidare il miglioramento continuo, sostenere la presa di decisioni basata sui dati e garantire la competitività a lungo termine di un’organizzazione. Se hai qualche dubbio, ecco qualche vantaggio che sottolinea l’importanza dei KPI per le operations:
- Visione chiara delle operazioni – i KPI offrono una rappresentazione quantitativa delle prestazioni operative, permettendo ai manager e agli stakeholder di avere una comprensione chiara di come stanno funzionando le operazioni in tempo reale. Aiutano a identificare rapidamente aree problematiche, inefficienze o opportunità di miglioramento.
- Guida al miglioramento continuo – monitorando regolarmente i KPI, le aziende possono identificare tendenze, variazioni e pattern nelle loro operazioni. Questo monitoraggio consente alle PMI di adattarsi e reagire rapidamente ai cambiamenti, implementando soluzioni per ottimizzare le operazioni e migliorare continuamente.
- Supporto decisionale – I KPI forniscono dati oggettivi e misurabili, permettendo ai manager di prendere decisioni informate piuttosto che limitarsi a intuizioni o supposizioni. Questo approccio basato sui dati riduce il rischio di errori e garantisce che le decisioni siano allineate agli obiettivi operativi e strategici dell’organizzazione.
- Allineamento strategico – i KPI assicurano che le operazioni siano allineate con gli obiettivi strategici globali dell’organizzazione. Aiutano a garantire che le risorse siano allocate in modo efficace e che le operazioni siano orientate a raggiungere gli obiettivi a lungo termine dell’azienda.
- Responsabilità e trasparenza – i KPI creano un senso di responsabilità tra i team, poiché le prestazioni possono essere misurate e confrontate con gli obiettivi stabiliti. Promuovono anche la trasparenza, permettendo alle parti interessate di avere accesso a dati oggettivi sulle prestazioni operative.
- Competitività – avere una visione chiara delle operazioni, e la capacità di ottimizzarle rapidamente, può fornire un vantaggio competitivo. Le aziende che utilizzano i KPI per guidare l’efficienza e l’innovazione sono spesso meglio posizionate per rispondere alle sfide del mercato e sfruttare le opportunità emergenti.
- Riduzione dei costi – identificando inefficienze o sprechi attraverso i KPI per le operations, le aziende possono implementare misure correttive che riducono i costi operativi. Questo può portare a una maggiore redditività e a un miglior ROI (Return on Investment).
I KPI per le operations sono fondamentali per qualsiasi azienda che desideri operare in modo efficiente, efficace e competitivo. Forniscono le informazioni necessarie per guidare il miglioramento, attraverso scelte più efficaci e intelligenti, capaci di garantire il raggiungimento degli obiettivi strategici.
Un Fractional COO in azienda: monitora con efficacia i KPI per le operations
Il Fractional COO è una figura chiave nell’introduzione e nel mantenimento delle rilevazioni dei KPI aziendali. È una figura qualificata e con grande esperienza di management aziendale, che ha le competenze necessarie per individuare quali KPI abbiano la priorità e quali invece possano essere tralasciate, per non disperdere tempo e risorse.
Lavorare in partnership con un Fractional COO nella pianificazione dei KPI per le operations è la soluzione ideale per le startup, che vogliano implementare un sistema di rilevazione dati efficace, ma anche per le PMI già avviate, che necessitano di rivedere ed efficientare le proprie strategie d’impresa.
Ogni business dovrebbe fondarsi su KPI consuntivi, che rilevano quanto è stato fatto fino al momento presente, e KPI predittivi, che proiettano i dati raccolti trasformandoli in orizzonti nuovi e obiettivi da raggiungere.
Un Fractional Manager esperto nella definizione dei KPI per le operations, forte degli anni di esperienza alle sue spalle, può identificare e definire le metriche più rilevanti per la tua società. Naturalmente, tenendo conto della sua unicità e del periodo storico che la stessa sta attraversando.
Le competenze e l’autorevolezza in materia permettono al manager frazionale di implementare e strutturare la raccolta dei dati, assicurandosi che le fonti siano coerenti e misurabili, senza margini d’errore. Dopodiché, saprà come analizzarli, per implementare azioni che consentano di ottenere performance aziendali migliori.
Collaborare con una figura professionale di alto livello, ma esterna all’azienda, ti permette di avere un punto di vista obiettivo e libero da ogni condizionamento dovuto alle dinamiche interne alla società. Ma non solo, il Fractional COO può essere chiamato anche per accompagnare i manager a tempo determinato in un percorso di mentoring, che consenta loro di acquisire una mentalità più flessibile, efficiente e competitiva, nonché di migliorare le loro competenze.
KPI per le operations: guida l’azienda verso il successo con un’efficace analisi dei dati
Nel corso della mia carriera, monitorare con efficacia i KPI per le operations mi ha permesso di guidare le aziende, con cui ho collaborato, verso gli obiettivi prefissati. Ma non si tratta solo di meccanica rilevazione di dati e statistiche. Servono competenza, intuizione, passione e adattabilità, per interpretare i dati e cogliere quando è il momento di implementare nuove strategie.
Ogni azienda ha le sue esigenze e peculiarità, nonché persegue scopi diversi. Per avviare una proficua analisi dei KPI più funzionali per la tua impresa devi avere ben chiaro cosa vuoi ottenere. Servono un’analisi professionale, pianificazione eccellente e proattività, per valorizzare al meglio il tempo e le risorse a tua disposizione.
Contattami senza impegno per fare una chiacchierata e raccontami quali sono le criticità che stai affrontando e gli obiettivi che vuoi raggiungere. Sarò felice di accompagnarti nell’acquisizione strategica dei dati e nell’implementazione delle azioni necessarie a portare le operations nella tua azienda al massimo del loro potenziale.
Simone Gozzoli